De l’importance du choix des membres d’un comité de pilotage…

Quand une organisation s’engage dans une démarche de transformation, très vite se pose la question du pilotage de la démarche. Savoir constituer le comité de pilotage et le faire fonctionner efficacement sont des critères de réussite du projet.

Parfois, le comité de pilotage est juste perçu comme l’instance qui valide les actions à engager pour atteindre l’objectif visé et mobilise les ressources nécessaires. Or, son rôle est bien plus large que ça.

La forme finale d’un projet est souvent bien éloignée de l’idée initiale… Et le comité de pilotage est amené à ajuster en permanence une multitude de paramètres, dont certains ne se dévoileront qu’en cours de route.

Les causes de l’échec du comité de pilotage

Pour s’en convaincre, il suffit de se rappeler quelques-unes des principales causes qui
conduisent les projets à l’échec :

• Ne pas prendre en compte (ou trop tard) une contrainte forte d’une des parties prenantes.
• Rester focalisé sur la vision initiale du projet sans y intégrer les éléments clefs qui apparaissent au cours de la démarche.
• Ne pas faire circuler une information importante.
• Ne pas réévaluer les probabilités de succès et ne pas savoir s’arrêter à temps.

Le comité de pilotage : un centre névralgique des échanges

Pour éviter ces erreurs, nous pouvons considérer le comité de pilotage comme un lieu d’émergence et de cadrage du projet, de synchronisation des différents acteurs et régulation de l’énergie engagée dans le projet.

En intégrant dans le comité, l’ensemble des parties prenantes concernées, il est plus facile de relier le projet à l’histoire de l’entreprise. Cette étape permet également de prendre en compte, le plus en amont possible, les contraintes et les enjeux du présent. Elle fait émerger les conditions de réussite nécessaires pour mener à bien le projet.

Tout au long de la vie du projet, le comité de pilotage est avant tout un lieu de discussion et de synchronisation en reconnaissant l’autonomie et les difficultés des parties prenantes :

• Il mesure les avancées des actions et corrige les inévitables écarts par rapport à la planification.
• Il intègre à la démarche les nouvelles contraintes ou opportunités qui apparaissent.
• Il prend en compte les effets induits non prévus sur le reste de l’organisation et en particulier, les interférences avec les autres projets de l’entreprise.
• Il gère les entrées/sorties des parties prenantes qui peuvent s’effacer ou rejoindre le projet à différents stades.

En fonction de ces éléments, le comité de pilotage veille au maintien de l’énergie de transformation dans le système :

• Il réactualise si nécessaire les objectifs du projet.
• Il priorise les actions, en fonction de ce qu’il est possible de faire à l’instant T (ressources disponibles, contraintes, opportunités à saisir).
• Il vérifie que l’information pertinente circule au bon endroit au bon moment afin d’assurer une fluidité permanente dans la mise en mouvement des parties prenantes.

La fin du comité de pilotage

Voilà, le comité de pilotage est un organe clef de la réussite de vos projets. Alors, n’hésitez pas a l’étoffer avec des membres qui représentent toutes les parties prenantes à considérer (y compris si nécessaire, un regard extérieur). Ceux-ci seront en capacité d’engager la direction (ou à minima d’être en capacité de porter le projet au niveau des instances de décision) et feront profiter de leur expérience concrète des situations pour vous focaliser sur des actions pragmatiques.

Pour conclure, tous les projets ont une fin, alors, n’oubliez pas de les célébrer pour reconnaitre l’implication dans cette aventure commune. Enfin, pensez à respecter un temps de bilan et de repos avant de passer au projet suivant (c’est dans ces moments-là que les apprentissages émergent et que leurs bienfaits se diffusent).

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